Gestion des contrats pour Shopware 6 : créer, gérer et faire accepter numériquement des contrats directement dans la boutique

Les contrats font partie du quotidien de l'e-commerce – leur gestion souvent moins. CGV, contrats de sous-traitance, accords de maintenance ou conditions de leasing : dans la plupart des boutiques Shopware, les contrats sont envoyés par e-mail, classés dans des arborescences de dossiers et suivis manuellement. Cela prend du temps, est source d'erreurs et difficilement auditable en cas de litige.

Avec notre nouveau plugin Gestion des contrats pour Shopware 6, vous intégrez l'ensemble du processus contractuel directement dans votre administration Shopware – de la création à l'acceptation numérique dans le compte client, en passant par l'attribution aux clients. Sans outils externes, sans rupture de média.

Dans cet article, vous découvrirez ce que le plugin permet de faire, à qui il s'adresse et comment l'utiliser en pratique.

En bref : le plugin Gestion des contrats permet de créer des contrats directement dans l'admin Shopware, de les mettre à disposition au format PDF et de les faire accepter numériquement par les clients dans leur compte client – avec gestion des révisions, attribution individuelle aux clients et contrats internes pour les collaborateurs.

Le problème : une gestion des contrats sans système

Quiconque exploite une boutique en ligne travaille régulièrement avec des contrats. Dans le domaine B2B, les contrats de sous-traitance (AVV), les mesures techniques et organisationnelles (TOM), les contrats de service et de maintenance ou les accords de leasing font partie des affaires courantes. Dans le domaine B2C, des CGV mises à jour, des conditions d'utilisation particulières ou des contrats d'adhésion sont pertinents.

En pratique, les mêmes problèmes reviennent sans cesse :

Ces problèmes ne concernent pas uniquement les grandes boutiques B2B. Les petites boutiques qui mettent régulièrement à jour leurs CGV ou doivent communiquer des conditions d'utilisation spécifiques atteignent elles aussi rapidement les limites des processus manuels.

La solution : la gestion des contrats directement dans Shopware 6

Le plugin Gestion des contrats de SYNERGY NETWORKS étend l'administration Shopware avec un module complet de gestion des contrats. Via le nouveau point de menu Contenus → Gestion des contrats, vous créez, gérez et publiez des contrats – directement dans l'admin Shopware familier.

Vos clients voient les contrats qui leur sont attribués de manière transparente dans leur compte client. Ils peuvent y consulter le texte du contrat, télécharger le document au format PDF et – si l'exploitant de la boutique l'a configuré – accepter le contrat numériquement. Le plugin enregistre automatiquement le moment de l'acceptation, la version du contrat et les informations client associées.

Aperçu des fonctionnalités

Types de contrats librement définissables

Les types de contrats sont définis dans la configuration du plugin et sont entièrement librement définissables. Cas d'usage typiques :

Plusieurs types de contrats se créent simplement en les séparant par un point-virgule dans la configuration. Les types disponibles sont ensuite proposés comme options lors de la création d'un contrat.

Acceptation numérique dans le compte client

Les clients voient les contrats qui leur sont attribués dans un point de menu dédié « Contrats » de leur compte client. Y sont affichés le titre du contrat, la révision actuelle, le statut (accepté / non accepté) et la date de la dernière consultation. Selon la configuration, le client doit confirmer activement le contrat – d'un clic sur « Accepter ».

Le plugin documente pour chaque acceptation : le moment, la version du contrat, le numéro de client et les données client associées. Dans l'administration Shopware, un aperçu complet de tous les contrats acceptés s'affiche sous Contenus → Contrats acceptés.

Gestion des révisions

Les modifications de contrat sont inévitables dans la vie des affaires. Le plugin modélise ce processus via des révisions :

1. L'administrateur apporte des modifications au texte du contrat et décrit les changements sous forme de points.
2. Via « Créer une nouvelle révision maintenant », la version mise à jour est publiée.
3. Après publication, une révision ne peut plus être modifiée ni supprimée – cela garantit une documentation auditable.
4. Les clients sont automatiquement avertis de la version modifiée dans leur compte client et doivent l'accepter à nouveau.

Important : la fonction de révision doit être activée lors de la création d'un contrat. Ce paramètre ne peut plus être modifié ultérieurement – ce choix est délibéré afin de garantir la cohérence et la sécurité juridique du processus contractuel.

Attribution individuelle aux clients

Par défaut, tous les clients de la boutique reçoivent un contrat créé. Grâce à la fonction « Attribution spécifique aux clients », les contrats peuvent être attribués de manière ciblée à des clients individuels. C'est particulièrement pertinent pour les boutiques B2B dans lesquelles tous les clients ne reçoivent pas les mêmes conditions contractuelles.

La sélection des clients s'effectue via un aperçu pratique doté de fonctions de filtrage (numéro de client, nom, entreprise). L'attribution prend effet immédiatement après l'enregistrement.

Génération de PDF avec identité visuelle

Chaque contrat peut être généré sous forme de document PDF professionnel. La configuration PDF comprend :

• Mise en page : orientation de la page (portrait), format (A4), en-tête/pied de page optionnels, numérotation des pages
• Identité visuelle : logo de l'entreprise, raison sociale, adresse, téléphone, e-mail, site web
• Données de l'entreprise : numéro fiscal, administration fiscale, numéro de TVA, coordonnées bancaires (IBAN/BIC), dirigeant
• Nom de fichier : préfixe et suffixe optionnels pour le nom du fichier PDF généré

De plus, le plugin propose deux fonctions d'espace réservé : SYN_Date insère automatiquement la date actuelle au format jj.mm.aaaa. SYN_User ajoute automatiquement les données client (nom, entreprise, adresse de facturation) dans le texte du contrat.

Remarque concernant l'aperçu PDF : les espaces réservés comme SYN_User ne sont pas résolus dans l'aperçu de l'admin, car aucun destinataire concret n'est attribué à ce moment-là. La résolution n'a lieu que dans le compte client, dès que le contrat est attribué à une personne.

Contrats internes pour les collaborateurs

Outre les contrats clients, le plugin prend également en charge les contrats avec les utilisateurs système. Les contrats de travail, les directives internes ou les accords peuvent être gérés directement dans l'admin Shopware et attribués de manière ciblée à des collaborateurs individuels. Ces contrats n'apparaissent pas dans le compte client de la boutique, mais dans le tableau de bord admin des collaborateurs concernés.

Les administrateurs gèrent les autorisations via un système de rôles :

Le plugin étend en outre la gestion des utilisateurs avec des champs d'adresse (rue, code postal, ville), qui sont automatiquement repris dans les contrats des collaborateurs via l'espace réservé SYN_User.

À qui s'adresse le plugin ?

Boutiques B2B

Le groupe cible principal : les exploitants de boutiques B2B qui concluent régulièrement des contrats avec des clients professionnels. AVV, TOM, contrats de maintenance et accords individuels peuvent être gérés de manière centralisée et attribués de façon ciblée à des clients professionnels individuels. La documentation auditable apporte une sécurité juridique en cas de modifications de contrat.

Boutiques B2C

Les boutiques B2C profitent elles aussi du plugin – par exemple pour la mise à disposition numérique de CGV mises à jour. Lorsque les conditions générales changent, les exploitants de boutiques peuvent créer les nouvelles CGV sous forme de contrat et les faire confirmer numériquement par leurs clients. L'acceptation est documentée, les modifications par rapport à la version précédente sont affichées de manière transparente.

Boutiques ayant des besoins contractuels internes

Les entreprises qui souhaitent également gérer de manière centralisée les contrats de travail, les directives de protection des données ou les accords internes peuvent utiliser la fonction de contrats pour les utilisateurs système – le tout au sein de l'infrastructure Shopware existante.

Exemple pratique : mise à jour des CGV pour une boutique B2C
Une boutique en ligne met à jour ses CGV en raison de conditions de rétractation modifiées. Au lieu d'envoyer un e-mail de masse en espérant que les clients remarquent le changement, l'exploitant de la boutique crée les nouvelles CGV sous forme de contrat dans le plugin, génère une révision avec la description « Conditions de rétractation mises à jour » et la publie. Tous les clients voient lors de leur prochaine connexion dans leur compte client la notification concernant les CGV modifiées et peuvent les confirmer numériquement. L'exploitant de la boutique dispose d'une documentation complète et horodatée de toutes les acceptations.

Installation et configuration : étape par étape

Étape 1 : installer le plugin

1. Ouvrez Extensions → Mes extensions dans l'administration Shopware.
2. Installez ou mettez à jour le plugin Gestion des contrats.
3. Activez le plugin.
4. Videz complètement le cache et rechargez la page d'administration.

Étape 2 : configurer les paramètres de base

Sous Extensions → Mes extensions → Gestion des contrats, vous configurez :

• Canal de vente : pour quel canal de vente la configuration doit s'appliquer
• Types de contrats : vos types séparés par un point-virgule (p. ex. CGV;AVV;Contrat de maintenance;Leasing)
• Canal de vente par défaut pour le PDF : le canal utilisé pour la création du PDF
• Journalisation : optionnel – crée des entrées de journal internes sur les actions contractuelles

Étape 3 : créer un premier contrat

Via Contenus → Gestion des contrats → Créer un nouveau contrat, vous créez un contrat. Vous choisissez alors :

• Titre et type du contrat
• Contrat avec les clients de la boutique : si le contrat est affiché dans le compte client
• Acceptation requise : si les clients doivent confirmer activement le contrat
• Activer les révisions : si les modifications de contrat sont documentées via des révisions
• Attribution spécifique aux clients : si seuls certains clients voient le contrat

Important : les paramètres de l'admin (contrat avec les clients de la boutique, acceptation requise, révisions, attribution aux clients) ne peuvent plus être modifiés après la création du contrat. Cette restriction délibérée garantit que les processus contractuels restent cohérents et juridiquement sûrs. Si une autre configuration est nécessaire, un nouveau contrat doit être créé.

Étape 4 : configurer le texte du contrat et le PDF

Saisissez le texte du contrat via l'éditeur intégré et configurez les paramètres PDF avec le logo, la mise en page et les données de l'entreprise. Pour les boutiques multilingues, le texte du contrat doit être enregistré séparément une fois pour chaque langue.

Étape 5 : publier

Lorsque les révisions sont activées, le contrat devient visible dans le compte client d'un clic sur « Créer une nouvelle révision maintenant ». Sans révisions, le contrat est disponible immédiatement après son activation.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que le plugin Gestion des contrats pour Shopware 6 ?

Le plugin Gestion des contrats est une extension pour Shopware 6 qui permet aux exploitants de boutiques de créer, gérer des contrats directement dans l'administration Shopware et de les mettre à disposition de leurs clients numériquement dans le compte client. Les clients peuvent y consulter les contrats, les télécharger au format PDF et les accepter numériquement. Le plugin documente les moments d'acceptation, les versions et les informations client de manière auditable.

Pour quels types de contrats le plugin convient-il ?

Le plugin prend en charge des types de contrats librement définissables. Les cas d'usage typiques sont les CGV, l'AVV (contrat de sous-traitance), les TOM (mesures techniques et organisationnelles), les contrats de maintenance, les contrats de leasing, les contrats d'adhésion et les accords internes avec les collaborateurs. Les types de contrats sont créés dans la configuration du plugin en les séparant par un point-virgule.

Le plugin convient-il aussi aux boutiques B2C ?

Oui. Bien que le plugin ait été développé spécialement pour les boutiques B2B, les boutiques B2C en profitent également – par exemple pour la mise à disposition et la confirmation numériques de CGV mises à jour ou de conditions d'utilisation particulières. L'acceptation est documentée de manière auditable.

Les contrats peuvent-ils être attribués uniquement à certains clients ?

Oui. Grâce à la fonction « Attribution spécifique aux clients », les contrats peuvent être attribués de manière ciblée à des clients individuels. Sans cette option, tous les clients de la boutique reçoivent le contrat par défaut. La sélection s'effectue via un aperçu des clients filtrable dans l'administration.

Que se passe-t-il en cas de modifications de contrat ?

Les modifications sont modélisées via la gestion des révisions. L'administrateur crée une nouvelle révision avec une description des changements. Les clients sont automatiquement avertis de la version modifiée dans leur compte client et doivent l'accepter à nouveau. Les révisions publiées ne peuvent pas être modifiées ultérieurement, ce qui garantit une documentation auditable.

Les contrats internes des collaborateurs peuvent-ils aussi être gérés ?

Oui. Le plugin prend en charge les contrats avec les utilisateurs système. Ceux-ci n'apparaissent pas dans le compte client de la boutique, mais dans le tableau de bord admin des collaborateurs concernés. Les autorisations sont gérées via un système de rôles (SynCmViewer pour la lecture seule et SynCmEditor pour l'édition).

Comment le contrat est-il généré au format PDF ?

Le plugin génère des PDF avec des paramètres individuels pour le logo, la mise en page, les données de l'entreprise et la numérotation des pages. Les espaces réservés comme SYN_Date (date actuelle) et SYN_User (données client telles que nom, entreprise, adresse de facturation) sont insérés automatiquement. La configuration PDF s'effectue par contrat dans l'administration Shopware.

Le plugin est-il multilingue ?

Oui. Les textes des contrats peuvent être enregistrés séparément pour chaque langue active dans la boutique. Si aucun texte n'est enregistré pour une langue, le texte de la langue source (p. ex. l'allemand) est affiché automatiquement. Le texte du contrat doit néanmoins être enregistré une fois par langue pour que Shopware reconnaisse la traduction comme complète.

Pourquoi certains paramètres ne peuvent-ils pas être modifiés ultérieurement ?

Les paramètres tels que « Contrat avec les clients de la boutique », « Acceptation requise », « Activer les révisions » et « Attribution spécifique aux clients » sont définis lors de la création et ne sont plus modifiables par la suite. Cela garantit que les processus contractuels restent cohérents, traçables et juridiquement sûrs. Si une autre configuration est nécessaire, un nouveau contrat doit être créé.

Documentation et support

Une documentation complète étape par étape avec captures d'écran et FAQ détaillée est disponible dans notre base de connaissances :

→ Accéder à la documentation Gestion des contrats

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